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パソコン使って楽々経理（Q&A）
Ｑ１）パソコンを使って、自分で経理をすることのメリットは何ですか？ Ａ１）まず月次決算などデータが早く入手できます。会計事務所に伝票を送り、入力をしてもらい、結果の試算表が返ってくるというプロセスが短くなり、入力即結果が得られます。 次に自ら入力するようになると、自然と経理のセンスが磨かれ、決算書を見る力がついてきます。日々の入力がどのように決算書に反映されるか実感的に理解できるようになります。 自社で入力しますので、伝票などの入力準備書類の作成を省略できます。伝票ないし仕訳帳はパソコン内にデータの形で保存されていますので、いつでも画面で見たりプリントアウトすることが出来ます。
Ｑ２）ほかに実利的なメリットはありますか？ Ａ２）会計事務所に払っている顧問料、決算料を安くすることが出来ます。顧問料は月々の相談料、記帳代行料などが混ぜ合わさったものですが、少し高いと思われませんか？この料金うち、記帳代行料が大きなウエイトを占める場合がありますので、これを減らせば、顧問料の値下げ交渉も可能かと思います。 また、入力の即時処理が出来ますので、予算との比較がタイムリーなものになり、より実効性のある予算統制が可能となります。
Ｑ３）デメリットはありますか？ Ａ３）ご自分で入力されるのですから、ご面倒といえばご面倒な話です。ただし、会計事務所に依頼されても伝票などに記入しなければなりませんので、場合によっては手数が減ることもあります。便利だと感じられる方も、不便だと感じられる方もおられます。 初期設定、決算、法人税の申告など少し専門的知識を必要とするものもありますので、全部ご自身でされるとなると、少し学習される必要があるかも知れません。 全部をご自身でされるのでなく、簡単なところから、専門家のアドバイスを受けながら、徐々にレベルを上げるという方法もあります。こちらが実際的です。
Ｑ４）必要機器をそろえるのに、どのくらいの予算が必要ですか？ Ａ４）パソコン、プリンター、Ｗｉｎｄｏｗｓ用会計ソフトが必要です。 パソコン（DOS/Vなど)はＷｉｎｄｏｗｓが走るものが必要です。普及品であれば、Ｗｉｎｄｏｗｓが既に入っていて、数万円〜十数万円でありますし、既にお持ちであれば、同じ機械を使えます。既にワープロとしてお使いでしたら、操作の上達は早いと思います。 プリンターはＷｉｎｄｏｗｓ対応のものであれば、何でもかまいません。プリンタードライバーをプリンターのメーカーが用意していれば相当古いプリンターでも使えます。データ量が多い場合はレーザープリンターがお奨めです。一般的にはＡ４サイズのもので十分で、３万円位からあります。 会計ソフトは１〜数万円程度ですが、会計事務所に依頼されてるのでしたら、選定については事前にご相談下さい。修正を会計事務所で行ったり、操作方法をお尋ねになるとき便利です。 全部、買い揃えても１０〜２０万円で、同じパソコンで、ワープロ、表計算や場合によっては売掛金の管理、請求書の発行、給与計算まで出来ます。
Ｑ５）導入から決算までの具体手続きを教えて下さい。 Ａ５）順を追って、手続きと難易度を示します。 １．パソコンのセットアップと会計ソフトのインストール（難易度：低） 初めての方は少し取っつきにくいかも知れませんが、マニュアルの通りにやれば素人の方にも簡単に出来ます。ソフトによっては解説ビデオが付いています。 ２．会計ソフトの初期設定（難易度：中） 社名、会計年度、消費税の処理、科目設定、期首残高の入力を行います。 消費税や科目の設定は後々まで影響します事項ですし、少し専門的知識が必要ですので、会計事務所のアドバイスを受けられますことをお奨めします。 ３．日常処理（難易度：低） 日々の入力の９９％が日常的な仕訳です。入力量が多いだけで、難しい作業ではありません。仕訳をパターン化出来ますので、入力は楽に手早く出来ます。仕訳のパターン化はパソコン会計の大きなメリットの一つです。 ４．決算（難易度：中） 減価償却など少し勉強される必要のあるものがあります。一度出来れば、そんなに難しいものではありません。 ５．税務申告（難易度：高（会社）、中（個人）） 個人事業の所得税の申告書は税務署で配布される説明書をご覧頂ければ、比較的簡単に記入できますが、会社の場合、法人税申告書は少し専門的知識が必要です。 法人税申告書の書き方は税務署で配布していますが、とてもこれだけでは申告書は書けません。税務申告のソフトが市販されてますが、ソフトを買っただけでは申告書は書けません。手で書ける場合には検算に使えるといった程度のものです。 なお、法人税申告書は前年度のものがあれば、見よう見真似でも記入出来ますが、会計事務所などにチェックしてもらった方がよろしいようです。
Ｑ６）請求書書き（売掛金管理）も同じパソコンで出来ますか？ また、会計ソフトとの連動もできますか？ Ａ６）もちろんです。同じソフト会社のものであれば殆ど連動が可能です。つまり、売上の計上と売掛金の回収は売掛金管理ソフトで処理すれば、会計ソフトへの再度の入力は必要ありません。
Ｑ７）その他のどんな業務ソフトがありますか？ Ａ７）買掛金管理、在庫管理、給与計算などがあります。導入当初は大変かも知れませんが、導入後は事務の集中を避け、分散することが出来ます。 例えば、請求書書きなどは手書きですと締切日以後請求書発行時期までに事務が集中しますが、パソコンを導入すれば日々の入力さえ行っていれば、請求書発行はプリントアウトだけになります。
Ｑ８）どんなソフトを選定すべきですが？ Ａ８）使いやすさという観点からはＷｉｎｄｏｗｓ対応ソフトがお奨めです。後日、売掛金管理ソフトの導入をお考えでしたら、同じ会社で連動可能なソフトがあるかどうか確かめておいて下さい。 次にソフトが違うとデータは変換できないことが殆どですから、しっかりとした潰れないソフト会社のものを選ぶべきでしょう。パソコンとＯＳは進化しますので、ソフトはそれについて行く必要がありますが、ソフト会社がなくなると大変困ります。 どのソフトも操作に癖があり、マニュアルだけでは分かりにくい部分もあります。サポート体制が整った会社のものを選ぶ必要があります。各社ともサポートセンターを持っていますが、いつも話し中といったことが多いようです。ご注意下さい。 出来れば、会計事務所でも対応できますものをお奨めします。会計事務所で対応できれば、操作方法から会計に関することまで、適切にアドバイスを受けることが出来ます。（当会計事務所へのお尋ねは、実のところ、両方混じり合ったものが多いようですし、ご質問者もいずれの領域か分からない場合が殆どです。）
Ｑ９）マニュアルだけでは分かりにくいので、セミナーを受けたいのですが、費用はいくらくらいでしょうか？ Ａ９）ソフト会社やパソコンショップでセミナーが開かれます。半日から１日程度で、１〜２万円程度です。
Ｑ１０）セミナーだけでは実際に出来るかどうか不安なので、会計ソフトに対応出来る会計事務所をご紹介下さい。 Ａ１０）各ソフト会社のホームページで会計ソフトに対応出来る会計事務所を紹介している場合があります。 また、ソフト会社または販売会社で導入サービスを行っていることがあります。
Ｑ１１）導入指導の料金を教えて下さい。 Ａ１１） ソフト会社がパンフレットに記載している料金は半日（約３時間）で３万円程度となっています。４回ほどでインストールから日常処理を出来るまで、ご指導いただけるようです。（上記Ａ５の１〜３）
Ｑ１２）小規模会社（または個人事業）向けの会計ソフトを教えて下さい。 Ａ１２）Ｗｉｎｄｏｗｓ対応で主なものは次の通りです。
Ｑ１３）会計事務所の会計専用機と接続できる会計ソフトについて教えて下さい。 Ａ１３）会計事務所の専用機と電話回線等を通じ、データのやりとりが出来るのが大きな特色ですが、端末としての機能しか持たないものが多く、パソコンとして他の業務に使えない場合が多いので、ご注意下さい。プリンターなども他のパソコンと接続出来ないものも多くあります。値段も、一般的には高いようです。 会計専用パソコンでなく、Ｗｉｎｄｏｗｓの走る普通のパソコンが将来的に有利です。少なくとも、普通のパソコンを使ったものをお選び下さい。
Ｑ１４）銀行振込や残高照会や電子マネーについて教えて下さい。 Ａ１４）銀行振込や残高照会については都市銀行の殆どがインターネットでの対応が可能で、わざわざ銀行に行かなくても用が足せます。 いわゆる電子マネーが実用化される時代となってきています。 会計ソフトとも統合化され、銀行の預金データをそのまま会計データとして受け入れることが出来るようになるものと思われます。（アメリカでは一部実用化されています。）
Ｑ１５）インターネットと組み合わせて、何か便利なことが出来ますか？ Ａ１５）会計事務所と電子メールでデータのやりとりが出来ます。会計データを会計事務所に送り、入力チェックを受けたり、会計事務所で修正を受けて返送されてきたデータで引き続き入力作業が出来ます。 会計ソフトのデータ変換機能を用いて、Ｅｘｃｅｌなどの表計算データを出力し、これを電子メールで送ると、受け手は数値などを再度入力することなく加工できます。 税務申告なども電子申告が実施されて、これが勧奨されています。なお、電子申告はかけ声だけが高く、実務上は中小企業ではあまり普及してませんので、税額が少しだけ安くなるなど対応策が検討されています。 現状の方法でも国税庁もＯＣＲ、手書用の申請書・届出書の様式をホームページで公開しています。
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